Податковий номер NIP у Польщі: кому потрібен і як його отримати

• Для більшості найманих працівників у Польщі NIP не потрібен — їхнім податковим ідентифікатором є PESEL
• NIP необхідний, зокрема, підприємцям, платникам VAT та деяким іншим категоріям платників
• Людина без PESEL у певних випадках може отримати NIP як свій податковий ідентифікатор
• Для отримання NIP фізична особа подає заяву NIP-7

Українці, які працюють у Польщі, часто стикаються з абревіатурою NIP і можуть помилково вважати, що цей номер обов’язково повинен мати кожен працівник. Насправді для звичайної фізичної особи, яка має номер PESEL і не веде підприємницької діяльності, не зареєстрована як платник VAT та не є платником податків або внесків у відповідному статусі, саме PESEL є податковим ідентифікатором. NIP потрібен в інших ситуаціях, передбачених польським законодавством.

NIP — це польський Numer Identyfikacji Podatkowej, тобто податковий ідентифікаційний номер. Його використовують для ідентифікації платників податків та інших осіб у випадках, коли відповідно до законодавства саме NIP є їхнім податковим ідентифікатором.

Водночас не кожна людина, яка отримує зарплату в Польщі, повинна мати NIP.

Для фізичної особи, яка має номер PESEL і не веде господарської діяльності, не є зареєстрованим платником VAT та не є платником податків або внесків у відповідному статусі, податковим ідентифікатором є PESEL. Польська податкова прямо вказує на це у своїх роз’ясненнях.

Це означає, що працівнику, який просто працює за трудовим договором або іншим договором і відповідає цим умовам, не потрібно спеціально отримувати NIP лише через факт працевлаштування.

NIP чи PESEL: який номер використовує працівник?

Тут важливо не плутати дві різні речі.

PESEL — це 11-значний ідентифікаційний номер, який використовується державними органами для ідентифікації фізичних осіб. Для багатьох іноземців, які проживають у Польщі, він одночасно є і податковим ідентифікатором.

NIP — це окремий податковий ідентифікатор, який використовується у випадках, коли саме NIP має бути ідентифікатором платника.

Польська податкова встановлює загальне правило: фізична особа, яка має PESEL і не веде господарської діяльності, не є платником VAT та не є платником податків або внесків, використовує PESEL. Для інших категорій, зокрема підприємців і платників VAT, податковим ідентифікатором є NIP.

Тому ситуація, коли людина одночасно має PESEL і NIP, цілком можлива.

Наприклад, людина може працювати за трудовим договором і паралельно вести підприємницьку діяльність. У такому випадку для податкових питань, пов’язаних із підприємницькою діяльністю, використовується NIP. Польська податкова окремо пояснює, що в такій ситуації наявність PESEL і NIP не означає, що людина повинна використовувати їх як два рівнозначні податкові ідентифікатори: для податкових розрахунків використовується відповідний ідентифікатор, у цьому випадку NIP.

Кому в Польщі потрібен NIP?

NIP використовується, зокрема, людьми, які:

• ведуть підприємницьку діяльність;
• є зареєстрованими платниками VAT;
• є платниками податків;
• є платниками внесків на соціальне або медичне страхування у випадках, передбачених законодавством;
• не мають номера PESEL і тому не можуть використовувати його як податковий ідентифікатор.

Є й менш очевидні ситуації.

Наприклад, польська податкова наводить випадок людини, яка працює за трудовим договором, але одночасно наймає няню або садівника і через це стає платником відповідних внесків. У такій ситуації для неї може використовуватися NIP.

Тому правильніше не запитувати: «Чи потрібен NIP працівнику?»

Набагато точніше питання звучить так:

«Який податковий ідентифікатор я повинен використовувати у своїй конкретній ситуації — PESEL чи NIP?»

Чи потрібен NIP українцю, який просто працює в Польщі?

Якщо громадянин України має PESEL і просто працює в Польщі, не веде підприємницької діяльності, не є платником VAT та не має іншого статусу, через який йому потрібен NIP, то сам факт працевлаштування не створює обов’язку отримувати NIP.

Для податкових розрахунків фізичної особи в такій ситуації використовується PESEL. Польська податкова прямо зазначає, що PESEL є відповідним ідентифікатором для фізичної особи, яка не веде господарської діяльності та не має інших обставин, що вимагають використання NIP.

Це важливе уточнення для українців, оскільки іноді NIP помилково сприймають як польський аналог українського ідентифікаційного коду, який повинен бути у кожного працівника.

Насправді це не так.

Що робити, якщо PESEL немає?

Для іноземця без номера PESEL ситуація може бути іншою.

Польська податкова вказує, що особа, яка не має PESEL, може використовувати NIP як податковий ідентифікатор. Саме тому NIP може бути необхідним, наприклад, іноземцю, який повинен виконувати податкові формальності в Польщі, але не має номера PESEL.

При цьому не варто автоматично вважати, що кожен іноземець без PESEL повинен негайно отримувати NIP. Необхідність залежить від його конкретного податкового статусу та обов’язків.

Як отримати NIP у Польщі?

Для фізичних осіб, які не реєструють підприємницьку діяльність через CEIDG, але повинні мати NIP, використовується форма NIP-7 — Zgłoszenie identyfikacyjne / zgłoszenie aktualizacyjne osoby fizycznej będącej podatnikiem lub płatnikiem.

Актуальна форма NIP-7 призначена, зокрема, для фізичних осіб, які не є підприємцями, але повинні бути зареєстровані як платники податків або VAT, є платниками податків чи внесків, не мають PESEL або підпадають під інші передбачені формою категорії.

Актуальну форму NIP-7 можна знайти на офіційному порталі польської податкової. Там же доступні електронні форми та інформація про способи їх подання.

Офіційна сторінка формуляра NIP-7

Чи можна подати NIP-7 онлайн?

Польська податкова поступово переводить податкові формальності в електронний формат. На офіційному порталі доступні електронні податкові форми, а спосіб подання залежить від конкретної ситуації та форми.

Тому перед поданням заяви варто перевірити актуальну інформацію безпосередньо на podatki.gov.pl, а не користуватися старими інструкціями з сайтів-посередників. На офіційній сторінці польської податкової зараз доступні актуальні форми, зокрема NIP-7.

Чи потрібно платити за отримання NIP?

Сам факт отримання податкового ідентифікатора NIP не є платною послугою.

Водночас конкретні адміністративні витрати можуть виникати в інших пов’язаних із процедурою ситуаціях, наприклад при використанні довіреності. Тому якщо документи подає представник, варто окремо перевірити, чи виникає відповідний збір.

Що робити, якщо ви вже маєте PESEL і вам кажуть отримати NIP?

Насамперед варто з’ясувати чому саме він потрібен.

Якщо роботодавець просить NIP просто тому, що «всім працівникам він потрібен», це твердження не відповідає загальному правилу польської податкової.

Для звичайного працівника з PESEL, який не має підприємницької діяльності, не є платником VAT і не має іншого статусу, що вимагає NIP, податковим ідентифікатором є PESEL.

Однак роботодавець може запитувати певні дані для своїх кадрових або бухгалтерських процедур. Тому краще уточнити, для якої саме операції потрібен номер, перш ніж робити висновок, що NIP є обов’язковим.

А якщо людина має і PESEL, і NIP?

Це не означає, що людина повинна вибирати один із номерів і відмовлятися від іншого.

Наприклад, підприємець може одночасно працювати за трудовим договором і мати NIP для підприємницької діяльності. У такому випадку податкова використовує відповідний ідентифікатор залежно від статусу та конкретної операції.

Польська податкова також наголошує, що для людини, яка має PESEL і NIP через ведення підприємницької діяльності, у податкових питаннях, пов’язаних із її діяльністю, слід використовувати NIP.

Отже, наявність двох номерів сама по собі не є проблемою. Головне — правильно використовувати той ідентифікатор, який відповідає конкретному статусу.

NIP і податкова звітність працівника

Сам факт того, що людина працює в Польщі, не означає, що вона повинна мати NIP.

Для фізичної особи з PESEL, яка не має обставин, що роблять NIP її податковим ідентифікатором, саме PESEL використовується в податкових деклараціях. Польська податкова прямо пояснює, що люди, які не ведуть господарської діяльності, не є платниками VAT і не мають статусу платника податків або внесків, використовують PESEL.

Водночас якщо людина починає вести підприємницьку діяльність, реєструється як платник VAT або набуває іншого статусу, для якого закон передбачає NIP, ситуація змінюється.

Тому NIP — це не «номер кожного працівника», а податковий ідентифікатор, який використовується тоді, коли цього вимагає статус конкретної особи.

Підсумок: якщо ви українець і просто працюєте в Польщі, маєте PESEL та не займаєтеся діяльністю, яка вимагає NIP, то отримувати NIP лише через працевлаштування зазвичай не потрібно. Якщо ж ви ведете бізнес, є платником VAT, не маєте PESEL або маєте інший статус, для якого необхідний NIP, потрібно оформити цей номер відповідно до своєї ситуації.

Ця стаття має інформаційний характер і не є індивідуальною податковою або юридичною консультацією. Податкові правила можуть змінюватися, а конкретні обов’язки залежать від статусу та обставин кожної особи. Перед прийняттям важливих рішень рекомендуємо перевірити актуальну інформацію на офіційному порталі польської податкової або звернутися до податкового консультанта чи іншого кваліфікованого фахівця.